Vacature evenementenplanner

Jouw belangrijkste taken

• Je organiseert officiële plechtigheden, recepties, bruiloften, jubilea, kermissen, personeelsfeesten en evenementen. Bijvoorbeeld Open monumentendag, Autovrije Zondag, Studentenwelkom, PARK festival, 600 jaar KU Leuven …
• Je bent van begin tot eind verantwoordelijk voor specifieke evenementen. Je werkt zowel inhoudelijk als praktisch mee aan de evenementen.
• Je bereidt evenementen voor, zowel praktisch als administratief:
  • Je maakt een draaiboek voor een vlot verloop.
  • Je regelt financiën, offertes, aankopen, collegedossiers, catering, zaalverhuur en aanvragen om het openbaar domein te gebruiken.
  • Je overlegt met partners, leveranciers en evenementenbureaus.
• Je zorgt voor een vlot verloop van het evenement:
  • Je geeft duidelijke instructies aan medewerkers en vrijwilligers.
  • Je bent zelf aanwezig als aanspreekpunt en stuurt bij als dat nodig is.
  • Je stimuleert iedereen om gemaakte afspraken correct uit te voeren.
• Je promoot evenementen in Leuven op een creatieve en stijlvolle manier die aansluit bij de waarden van de stad.

We zijn regelmatig op zoek naar evenementenplanners bij de stad. Afhankelijk van de dienst waar je werkt, verschillen de taken.

Waar en wanneer ga je werken?

• Je werkt in het stadskantoor. Tijdens evenementen werk je op verschillende locaties in de stad.
• Je kan 2 dagen per week thuiswerken, als je taken dat toelaten.
• Je bent flexibel in werktijden. Je werkt regelmatig ‘s avonds en in het weekend, afhankelijk van je taken:
  • Je werkt gemiddeld 5 tot 6 keer per maand in het weekend of ‘s avonds. Je werkt af en toe ook op feestdagen.
  • In de zomer werk je elk weekend. In die periode kan je moeilijk verlof nemen.

Wat mag jij van ons verwachten?

• Vaste job
  Je krijgt een vaste job: een contract van onbepaalde duur of vaste benoeming. Je werkt voltijds.
• Loon
  Je verdient minstens € 3.059,65 bruto per maand als je voltijds werkt. Voor je loonberekening nemen we jouw ervaring bij de overheid volledig over en relevante ervaring in de privésector tot 10 jaar.
  Bereken je loon
• Vakantie
  Je krijgt 35 vakantiedagen per jaar als je voltijds werkt.
• Andere voordelen
  Je krijgt een heleboel extra's, zoals fietsvergoeding en terugbetaling van het openbaar vervoer, eindejaarspremie, vakantiegeld, maaltijdcheques, ecocheques, hospitalisatieverzekering, fietslease, opleidingen …

Welke diploma’s en ervaring heb je nodig?

• Je hebt een bachelordiploma. Een gelijkwaardig diploma uit het buitenland kan ook.

  Heb je alleen een diploma secundiar onderwijs? Dan moet je ook slagen voor niveautesten.
• Je hebt minstens 2 jaar professionele ervaring met evenementen plannen of op vlak van media.

Welke vaardigheden heb je best?

• Je plant en organiseert goed.
  Je werkt nauwkeurig, stelt prioriteiten en respecteert deadlines. Je hebt oog voor detail en bent punctueel. Je onderneemt actie en boekt resultaten. Je bewaakt de voortgang van je eigen werk en dat van anderen (bv. leveranciers en evenementenbureaus).
• Je bent flexibel.
  Je kan snel schakelen tussen taken en bent flexibel in werktijden. Je bent bereid om regelmatig ook ’s avonds en in het weekend te werken. Je kan goed omgaan met onverwachte omstandigheden en gebeurtenissen.
• Je werkt klantgericht.
  Je zoekt naar oplossingen voor klanten, ook bij moeilijke vragen en problemen.
• Je werkt graag in team.
  Om plannen goed uit te voeren, werk je vlot samen met collega’s en partners, bijvoorbeeld met de signalisatiedienst, politie en brandweer.
• Je communiceert vlot en duidelijk.
  Je schrijft correct en weet hoe je informatie op een aantrekkelijke manier deelt. Je schrijft graag. Je kan mondeling en schriftelijk duidelijke instructies geven aan medewerkers en vrijwilligers.
• Je bent leergierig.
  Je hebt kennis van sociale media en communicatiecampagnes. Je bent gemotiveerd om daar meer over te leren.

Daarnaast voldoe je aan de algemene voorwaarden waar iedereen bij ons aan moet voldoen.

Interesse in deze job?

Solliciteer online, ten laatste op woensdag 16 april 2025.

Wat je moet weten voor je start

• Je sollicitatie bestaat uit:
  • Vragen over je ervaring en motivatie
    Voeg geen motivatiebrief als bijlage toe: We werken niet met een motivatiebrief, maar stellen vaste vragen. Zo kunnen we kandidaten beter vergelijken.
  • Je cv
  • Foto of scan van je bachelordiploma, of diploma of getuigschrift secundair onderwijs
• Werk je sollicitatie binnen 1 uur af. Opslaan en later terugkeren kan niet.
• Heb je een beperking waardoor je niet kan meedoen met de selectie? Dan kan je een aanpassing vragen.
• Je krijgt meteen een bevestiging per mail. Geen mail gekregen? Contacteer ons.

Solliciteer nu

Hoe kiezen we de geschikte kandidaat?

In elke job gaan we voor de best mogelijke match. Zowel voor jou als voor ons. Je doorloopt deze stappen. Je moet telkens voor een stap slagen om verder te gaan.

1. Screening van de kandidaten
   We beoordelen je motivatie en je professionele ervaring.
2. Niveautesten
   Alleen als je een diploma of getuigschrift secundair onderwijs hebt. We peilen naar jouw capaciteiten op dinsdag 29 april, woensdag 30 april, maandag 5 of dinsdag 6 mei 2025.
3. Sollicitatiegesprek
   We nodigen alleen de 10 meest geschikte kandidaten uit. Voor het gesprek bereid je schriftelijk een opdracht voor. Die licht je mondeling toe voor een jury op 12 of 13 mei 2025.
4. Jobaanbod of wervingsreserve
   We zoeken de beste match tussen alle kandidaten die slagen voor het sollicitatiegesprek. De meest geschikte kandidaat krijgt de job. We motiveren die keuze.

Ben je geslaagd, maar kreeg je de job niet?
We houden je gegevens bij in een wervingsreserve. Als we een gelijkaardige vacature hebben, contacteren we je. Je moet dan niet opnieuw solliciteren.

We selecteren sollicitanten op basis van kwaliteiten en werkmotivatie. We maken geen onderscheid op basis van leeftijd, beperking, geslacht, genderidentiteit- of expressie, seksuele oriëntatie, afkomst, cultuur of levensbeschouwing.

Heb je een vraag?

Vragen over de jobinhoud

Andere vragen over deze vacature

Vermeld in je mail 'Vacature evenementenplanner'.