Toelating voor een evenement of activiteit

Waarvoor heb je een toelating nodig?

• Evenementen en activiteiten op het openbaar domein (stoepen, straten, pleinen, parken ...)
  Voorbeelden:
  • Je wilt een buurtfeest organiseren in je straat.
  • Je wilt met je sportclub een sportevenement organiseren op een plein in de stad.
  • Je wilt een benefietfestival organiseren in een park.
  • Je wilt met je vereniging een optocht door de straten organiseren omdat ze 100 jaar bestaat.
  • Je wilt filmen voor een tv-programma in de straten van Leuven.
• Evenementen en activiteiten op een privéterrein, maar met impact op het openbaar domein
  Voorbeelden:
  • Je organiseert een muziekfestival op het terrein van de scouts.
  • Je organiseert een sportevenement op de terreinen van KU Leuven.
  • Je wilt wegwijzers hangen naar de parochiezaal waar een eetfestijn van je sportclub plaatsvindt.

Twijfel je of je een toelating nodig hebt?

Contacteer ons, we bekijken je plannen samen.

Wie kan de toelating aanvragen?

Organisatoren van sociale, culturele, sportieve, educatieve, toeristische of recreatieve activiteiten. Private of commerciële evenementen op het openbaar domein zijn niet toegelaten.

Wanneer aanvragen?

Standaard

Minstens 14 dagen voor de activiteit.

Uitzonderingen

Soms moet je de toelating vroeger aanvragen:

• Je verwacht 500 tot 3000 deelnemers.
  Minstens 30 dagen voor activiteit
• Je verwacht meer dan 3000 deelnemers.
  Minstens 60 dagen voor activiteit
• Je wil een straat afsluiten.
  Minstens 30 dagen voor activiteit
• Je overschrijdt de geluidsnorm van 85 decibel (bv. liveoptreden of dj-set).
  Minstens 30 dagen voor activiteit

Prijs

• De toelating is gratis.
• We kunnen wel kosten aanrekenen voor het uitlenen en vervoeren van materiaal en voor de aansluiting van water en elektriciteit.

Hoe aanvragen?

Vraag toelating aan

Hulp nodig bij je aanvraag?

Contacteer ons, we helpen je graag verder.

Wat gebeurt er na je aanvraag?

1. Bevestiging
   Je krijgt een bevestiging van je aanvraag in je mailbox.
   Geen bevestiging gekregen? Contacteer ons.
2. Controle
   We kijken na of je aanvraag volledig is en voldoet aan de voorwaarden.
   Als je ook een veiligheidsdraaiboek moet toevoegen, krijg je een mail met de nodige informatie.
3. Evaluatie
   We bekijken of je evenement veilig kan verlopen, met respect voor de omgeving. We kijken na of de gevraagde materialen in voorraad zijn en we de ondersteuning kunnen inplannen.
4. Beslissing
   Je krijgt een mail met de beslissing:
   • Toelating
     De activiteit kan doorgaan. In de toelating vind je:
     • Regels en voorwaarden die je als organisator moet naleven
       Bv. Alle muziekactiviteiten moeten stoppen om 22 uur.
     • Overzicht van de ondersteuning die je krijgt (met planning)
   • Weigering
     De activiteit kan niet doorgaan. We vermelden de reden.
     Bv. We kunnen de straat niet afsluiten, omdat we het verkeer niet kunnen omleiden door werken in de straat.

Nuttige info voor organisatoren

• Veiligheidsdraaiboek
  Voor evenementen met 500 bezoekers of meer moet je ons een veiligheidsdraaiboek bezorgen.
• Materiaal lenen
  In je toelating voor een evenement kan je meteen ook materiaal van de stad aanvragen. Vroeg je al toelating aan en wil je daarna (extra) materiaal aanvragen? Vraag alleen materiaal aan
• Gebruik herbruikbare bekers
  Wegwerpbekers zijn verboden op evenementen in Leuven. Je kan bij de stad Leuven gratis herbruikbare bekers lenen.
• Regels openbaar domein
  Het politiereglement beschrijft wat mag en niet mag op het openbaar domein in Leuven.
• Afvaardiging van het schepencollege
  Wens je een bezoek van de burgemeester of een schepen op je evenement? We bekijken graag of dit mogelijk is. Mail ons minstens 7 dagen voor de activiteit.
• Informatie over veilig uitgaan
  Vraag op voorhand een gratis infosessie of ondersteuning aan, of gebruik het communicatiemateriaal om tijdens je event te sensibiliseren over grensoverschrijdend gedrag.

Reglement