Subsidie voor projecten Leuvense kunstensector

Voorwaarden

Wie kan subsidie aanvragen?

• Vzw's
  • Je bent professioneel actief in de kunstensector, aan te tonen op basis van cv
  • Je komt uit Leuven of daarbuiten.
  • Je krijgt geen structurele werkingsmiddelen van Vlaanderen (combineren met een projectsubsidie van Vlaanderen mag wel, maar dan moet je goed aantonen hoe deze subsidies zich tegenover mekaar verhouden).
  • Je krijgt geen jaarlijkse algemene subsidie van stad Leuven die hoger is dan € 15.000.
  • Je krijgt geen andere projectsubsidie van stad Leuven voor dit project.
  • Je kan deze subsidie max. 1 keer per jaar krijgen.

• Professionele kunstenaars
  • Je bent professionele activiteiten in de kunstensector, aan te tonen op basis van cv
  • Je komt uit Leuven of daarbuiten.
  • Je doet de aanvraag via een toelagetrekkende organisatie, die de subsidie beheert. Dit geldt ook voor personen met een zelfstandig statuut.

Voor welke projecten?

• Creatie van artistiek werk
  • Bv. literaire tekst, voorstelling, compositie, beeldend werk, audiovisueel werk …
  • Het werk hoeft niet afgerond te zijn binnen de periode van het project. Je kan de subsidie ook aanvragen voor een deel van het creatieproces.
  • De creatie moet (voornamelijk) in de Leuvense regio plaatsvinden.
• Presentatie van artistiek werk voor publiek
  • Bv. het organiseren van een tentoonstelling, concert, voorstelling, publicatie, festival …
  • De presentatie moet op Leuvens grondgebied plaatsvinden.
• Artistiek onderzoek
  • Zonder een effectieve finaliteit, zoals een expo of voorstelling.
  • Bv. de voorbereidingen van een project, een onderzoek dat relevant is voor jouw groei in de kunstensector ...
  • Voorwaarde is dat het onderzoek artistiek is, en bv. niet academisch.

Welke projecten komen niet in aanmerking?

• Projecten in het kader van een opleiding
  Bv. artistieke bachelor- of masterproef, tenzij het gaat om een herneming na afstuderen.
• Initiatieven enkel ten dienste van spreiding en verkoop
  Bv. een trailer van een voorstelling maken, een campagnebeeld maken, reclame ontwerpen en drukken, een promo-event,…
  Deze zaken mogen wel een onderdeel van het project zijn.
• Projecten die op een andere manier door de stad financieel ondersteund worden
  Het gebruik van stedelijke infrastructuur of stedelijke uitkoopsommen mag wel.
• Projecten die winst willen maken

Periode

• Het project heeft een duidelijke begin- en einddatum.
• Het project heeft een looptijd van max. 1 jaar.

Hou rekening met de indiendata.

Andere voorwaarden

• Bij het vragen van inkomgeld is er een prijsvermindering voor kwetsbare doelgroepen (bij voorkeur via UiTPAS).
• De steun van stad Leuven moet in alle communicatie over het project vermeld worden.
• Projecten die een projectsubsidie ontvangen of hebben aangevraagd bij een andere overheid dienen aan te tonen hoe deze aanvraag zich verhoudt tegenover de andere subsidiestromen.

Bedrag

Maximaal € 7.000.

Het bedrag hangt af van:

• Het aangevraagde bedrag.
• In welke mate jouw aanvraag aan de criteria voldoet.
• Hoeveel dossiers ingediend werden.
• Bewijsstukken voor de kosten.

Moet er een eigen inbreng zijn?

• Als het gevraagde bedrag minder dan € 3.000 is, mag het subsidiebedrag 100% van de totale projectkosten zijn.
• Als het gevraagde bedrag meer dan € 3.000 is, wordt min. 10% eigen inbreng gevraagd.
  • De 10% eigen inbreng moeten reële kosten zijn, geen pro memori of gratis diensten of goederen (bv. gratis repetitieruimte hebben, vrijwillig werken …).
  • De 10% eigen inbreng hoeft niet van de organisatie zelf te komen, maar mag ook komen uit bv. sponsoring, ticketinkomsten, coproductiebudgetten of toelagen van andere overheden.

Welke kosten mag je niet betalen met deze subsidie?

• Kosten die niet op naam van de aanvrager worden gemaakt.
• Als je werkt met een toelagetrekkende organisatie, moeten de kosten op hun naam staan.
• Kosten voor de startdatum of na de einddatum van het project
• Uitgaven voor catering
• Representatiekosten bv. uitgaven aan verkoopbureau, management …
• Investeringen
• Algemene werkingskosten
• Recupereerbare btw
• Personeelskosten van medewerkers die in vast dienstverband van de aanvrager zijn
• Enkel voor toelagetrekkende organisaties: kosten gerelateerd aan het administratief beheer van de toelage.

Wanneer aanvragen?

De volgende indienrondes zijn:

• Start project: Vanaf 1 mei 2025
  Ten laatste indienen op: 1 februari 2025, 23.59 uur

Hoe aanvragen?

1. Maak een gedetailleerde begroting van het project

• Beschrijf alle geschatte inkomsten en uitgaven. Gebruik daarvoor het sjabloon (verplicht) en voeg het toe bij je online aanvraag.

• Als de organisatie of toelagetrekkende organisatie:
  • btw-plichtig is, dien je de begroting exclusief btw in.
  • deels btw-plichtig is, kan je de niet-recupereerbare btw inbrengen.
  • niet btw-plichtig is, mag de begroting inclusief btw worden opgesteld.

2. Doe je aanvraag online

Je kan je antwoorden niet opslaan. Zorg dat je voldoende tijd hebt om je aanvraag in 1 keer af te werken.

Vraag toelage aan

Criteria

1. Inhoud

   • Kwaliteit van het artistieke project en bijhorende kwaliteitsbewaking en -garantie:
     • Omschrijf je artistiek plan en de beoogde resultaten.
     • Leg uit welke factoren een gunstige invloed hebben op de kwaliteit van het project, zoals:
       • Bekwame medewerkers
       • Ervaring van de medewerkers
       • Geschikte partners
       • Juiste praktische omstandigheden
   • Bijdrage en complementariteit aan de Leuvense kunstensector
     De mate waarin het project inzet op één of meer van de aandachtspunten van het Leuvense cultuurbeleid:
     • Een rijk en divers kunstenaanbod
     • Samenwerking; over disciplines en sectoren heen
     • Experiment en vernieuwing
     • Aandacht voor maatschappelijke en culturele diversiteit
     • Inclusie en participatie
     • Duurzaamheid en transitie
     • Internationale meerwaarde of potentieel
   • Meerwaarde voor de eigen artistieke ambities:
     • Omschrijf hoe je project een grote meerwaarde en logische stap is in het uitbouwen van een artistieke carrière.
   • Publiekswerving en -werking:
     • In geval van een presentatie voor publiek omschrijf je de wijze waarop een zo breed en divers mogelijk publiek wordt bereikt.
     • In geval van creatie of onderzoek omschrijf je hoe je op een passende wijze het project zichtbaar maakt naar de bredere (kunsten)sector.

2. Organisatie en productie

   • Plan van aanpak:
     • Geef inzicht in de tijdsinvestering, locatie en medewerkers van het project en de verschillende stappen/fases.
     • Zorgt dat je plan een realistische vertaling is van je project.
   • Begroting:
     • Geef uitleg bij de verschillende inkomsten en uitgaven.
     • Zorg dat de begroting een realistische vertaling is van je project, en niets over- of onderschat.
     • Geef inzicht in een eventueel ruimere projectbegroting.

Na de aanvraag

1. Controle door de stad
   We kijken na of je aanvraag volledig is en aan alle voorwaarden voldoet. We vragen eventueel extra info op binnen 7 dagen na je aanvraag.
   Ten laatste 3 weken na je aanvraag krijg je bericht of jouw aanvraag volledig is.
2. Beoordeling door adviescommissie
   Een adviescommissie beoordeelt de aanvraag inhoudelijk en zakelijk op basis van het ingediende projectplan, de begroting en het CV.
3. Goedkeuring door college
   Op basis van het rapport van de adviescommissie toetst het college elke aanvraag aan de voorwaarden en criteria van het reglement en neemt een beslissing (binnen de grenzen van de voorziene budgetten in het meerjarenplan). Je krijgt een mail met de beslissing.
4. Afsprakennota
   Bij de mail zit een afsprakennota die je ons ondertekend terugbezorgt.
5. Voorschot
   Binnen de 3 maanden na de beslissing krijg je ofwel:
   • Voor projecten met een bedrag van € 3.000 of hoger: een voorschot van 90% van het gevraagde bedrag
   • Voor projecten met een bedrag lager dan € 3.000: een uitbetaling van 100% van het gevraagde bedrag
6. Verantwoording
   Ten laatste 2 maanden na de einddatum van het project dien je aan de hand van een sjabloon een in met:
   • Kort inhoudelijk verslag
   • Financieel verslag en afrekening (alleen voor projecten met een toelagebedrag van € 3.000 of hoger).
7. Resterend bedrag
   Als het toelagebedrag hoger is dan € 3.000, betalen we na de goedkeuring van het verslag de rest van het bedrag (10%) uit.

Wat als project wijzigt?

• Als de essentie van het project behouden blijft en er geen drastische wijzigingen zijn, deel je dit enkel mee in het inhoudelijk en financieel verslag.
• Gaat het om drastische wijzigingen? Dan deel je dit zo snel mogelijk mee. In overleg met een delegatie van het college van burgemeester en schepenen bekijken we of de toelage nog kan worden uitbetaald na het herwerken van de afsprakennota.
• Wordt het project geannuleerd?
  1. Breng ons zo snel mogelijk op de hoogte.
  2. We bekijken samen of het project kan verplaatst worden..
  3. Werden er nog geen kosten gemaakt? Dan betaal je de volledige eerste schijf van de toelage terug.
     Werden er wel al kosten gemaakt en wordt het vervolg van het project geannuleerd? Dan kunnen er bewijsstukken worden aangeleverd die intern behandeld worden.

Reglement