Voorwaarden

Wie kan subsidie aanvragen?

• Vzw's
  • Je bent professioneel actief in de kunstensector. Dat toon je aan met cv.
  • Je komt uit Leuven of daarbuiten.
  • Je krijgt geen structurele werkingsmiddelen van Vlaanderen. Je mag het wel combineren met een projectsubsidie van Vlaanderen, maar dan moet je goed aantonen hoe de subsidies zich tegenover mekaar verhouden.
  • Je krijgt geen jaarlijkse algemene subsidie van stad Leuven die hoger is dan € 15.000.
  • Je krijgt geen andere projectsubsidie van stad Leuven voor dit project.
  • Je kan deze subsidie max. 1 keer per jaar krijgen.

• Professionele kunstenaars
  • Je bent professioneel actief in de kunstensector. Dat toon je aan met cv.
  • Je komt uit Leuven of daarbuiten.
  • Je doet de aanvraag via een toelagetrekkende organisatie, die de subsidie beheert. Dit geldt ook voor personen met een zelfstandig statuut.

Voor welke projecten?

• Creatie van artistiek werk
  • Bv. literaire tekst, voorstelling, compositie, beeldend werk, audiovisueel werk …
  • Het werk hoeft niet afgerond te zijn binnen de periode van het project. Je kan de subsidie ook aanvragen voor een deel van het creatieproces.
  • De creatie vindt (voornamelijk) in de Leuvense regio plaats.
• Presentatie van artistiek werk voor publiek
  • Bv. tentoonstelling, concert, voorstelling of festival organiseren.
  • De presentatie vindt in Leuven plaats.
• Artistiek onderzoek
  • Zonder een effectieve finaliteit, zoals een expo of voorstelling.
  • Bv. de voorbereidingen van een project, een onderzoek dat relevant is voor jouw groei in de kunstensector ...
  • Voorwaarde is dat het onderzoek artistiek is en bv. niet academisch.

Welke projecten komen niet in aanmerking?

• Projecten in het kader van een opleiding
  Bv. artistieke bachelor- of masterproef, tenzij het gaat om een herneming na afstuderen.
• Initiatieven enkel ten dienste van spreiding en verkoop
  Bv. een trailer van een voorstelling maken, een campagnebeeld maken, reclame ontwerpen en drukken, een promo-event …
  Deze zaken mogen wel een onderdeel van het project zijn.
• Projecten die op een andere manier door de stad financieel ondersteund worden
  Het gebruik van stedelijke infrastructuur of stedelijke uitkoopsommen mag wel.
• Projecten die winst willen maken

Periode

• Het project heeft een duidelijke begin- en einddatum.
• Het project heeft een looptijd van max. 1 jaar.

Hou rekening met de indiendata.

Andere voorwaarden

• Als je inkomgeld vraagt, is er een prijsvermindering voor kwetsbare doelgroepen (bij voorkeur via UiTPAS).
• De steun van stad Leuven wordt in alle communicatie over het project vermeld.
• Projecten die een projectsubsidie krijgen of aanvragen bij een andere overheid tonen aan hoe die aanvraag zich verhoudt tot de andere subsidies.

Bedrag

Maximaal € 7.000.

Het bedrag hangt af van:

• Aangevraagde bedrag
• In welke mate jouw aanvraag aan de criteria voldoet
• Hoeveel dossiers ingediend werden
• Bewijsstukken voor de kosten

Moet er een eigen inbreng zijn?

• Als het gevraagde bedrag minder dan € 3.000 is, mag het subsidiebedrag 100% van de totale projectkosten zijn.
• Als het gevraagde bedrag meer dan € 3.000 is, wordt minstens 10% eigen inbreng gevraagd.
  • De 10% eigen inbreng moeten reële kosten zijn, geen pro memori of gratis diensten of goederen (bv. gratis repetitieruimte hebben, vrijwillig werken …).
  • De 10% eigen inbreng hoeft niet van de organisatie zelf te komen, maar mag ook komen uit bv. sponsoring, ticketinkomsten, coproductiebudgetten of toelagen van andere overheden.

Welke kosten mag je niet betalen met deze subsidie?

• Kosten die niet op naam van de aanvrager worden gemaakt
• Als je werkt met een toelagetrekkende organisatie, moeten de kosten op hun naam staan.
• Kosten voor de startdatum of na de einddatum van het project
• Uitgaven voor catering
• Representatiekosten bv. uitgaven aan verkoopbureau, management …
• Investeringen
• Algemene werkingskosten
• Recupereerbare btw
• Personeelskosten van medewerkers die in vast dienstverband van de aanvrager zijn
• Enkel voor toelagetrekkende organisaties: kosten gerelateerd aan het administratief beheer van de toelage

Wanneer aanvragen?

Volgende ronde om subsidie aan te vragen:

• Start project: vanaf 15 januari 2027
• Ten laatste aanvragen: 1 oktober 2026

Wat is de startdatum van het project?
De startdatum is de datum waarop de eerste kosten voor het project worden gemaakt.

Hoe aanvragen?

1. Maak een gedetailleerde begroting van het project

• Beschrijf alle geschatte inkomsten en uitgaven. Gebruik daarvoor het sjabloon (verplicht) en voeg het toe bij je aanvraag.

• Als de organisatie of toelagetrekkende organisatie btw-plichtig is, dien je de begroting exclusief btw in.
• Als de organisatie of toelagetrekkende organisatie deels btw-plichtig is, kan je de niet-recupereerbare btw inbrengen.
• Als de organisatie of toelagetrekkende organisatie niet btw-plichtig is, mag de begroting inclusief btw worden opgesteld.

2. Vraag subsidie aan

Je kan een aanvraag indienen tot en met 1 oktober 2026.

Vraag subsidie aan

Criteria

1. Inhoud

   • Kwaliteit van het artistieke project en bijhorende kwaliteitsbewaking en -garantie
     • Omschrijf je artistiek plan en de beoogde resultaten.
     • Leg uit welke factoren een gunstige invloed hebben op de kwaliteit van het project, zoals:
       • Bekwame medewerkers
       • Ervaring van de medewerkers
       • Geschikte partners
       • Juiste praktische omstandigheden
   • Bijdrage en complementariteit aan de Leuvense kunstensector
     De mate waarin het project inzet op een of meer van de aandachtspunten van het Leuvense cultuurbeleid:
     • Rijk en divers kunstenaanbod
     • Samenwerking over disciplines en sectoren heen
     • Experiment en vernieuwing
     • Aandacht voor maatschappelijke en culturele diversiteit
     • Inclusie en participatie
     • Duurzaamheid en transitie
     • Internationale meerwaarde of potentieel
   • Meerwaarde voor de eigen artistieke ambities
     Omschrijf hoe je project een grote meerwaarde en logische stap is in het uitbouwen van een artistieke carrière.
     
   • Publiekswerving en -werking
     • Bij een presentatie voor publiek: omschrijf hoe een zo breed en divers mogelijk publiek wordt bereikt.
     • Bij een creatie of onderzoek: omschrijf hoe je op een passende manier het project zichtbaar maakt naar de bredere (kunsten)sector.

2. Organisatie en productie

   • Plan van aanpak
     • Geef inzicht in de tijdsinvestering, locatie en medewerkers van het project en de verschillende stappen of fases.
     • Zorg dat je plan een realistische vertaling is van je project.
   • Begroting
     • Geef uitleg bij de verschillende inkomsten en uitgaven.
     • Zorg dat de begroting een realistische vertaling is van je project, en dat je niets over- of onderschat.
     • Geef inzicht in een eventueel ruimere begroting van het project.

Na de aanvraag

1. Controle door de stad
   • We kijken na of je aanvraag volledig is en aan alle voorwaarden voldoet.
   • We vragen eventueel extra info op binnen 7 dagen na je aanvraag.
   • Ten laatste 3 weken na je aanvraag krijg je bericht of jouw aanvraag volledig is.
2. Beoordeling door adviescommissie
   Een adviescommissie beoordeelt de aanvraag inhoudelijk en zakelijk op basis van je projectplan, begroting en cv.
3. Goedkeuring door college
   Op basis van het rapport van de adviescommissie toetst het college elke aanvraag aan de voorwaarden en criteria van het reglement en neemt een beslissing (binnen de grenzen van de voorziene budgetten in het meerjarenplan). Je krijgt een mail met de beslissing.
4. Afsprakennota
   Bij de mail zit een afsprakennota die je ons ondertekend terugbezorgt.
5. Voorschot
   Binnen 3 maanden na de beslissing krijg je:
   • Voor projecten met een bedrag van € 3.000 of hoger: een voorschot van 90% van het gevraagde bedrag
   • Voor projecten met een bedrag lager dan € 3.000: een uitbetaling van 100% van het gevraagde bedrag
6. Verantwoording
   Ten laatste 2 maanden na de einddatum van het project dien je met een sjabloon een verantwoording in met:
   • Kort inhoudelijk verslag
   • Financieel verslag en afrekening (alleen voor projecten met een toelagebedrag van € 3.000 of hoger).
7. Resterend bedrag
   Als het toelagebedrag hoger is dan € 3.000, betalen we na de goedkeuring van het verslag de rest van het bedrag (10%).

Wat als project wijzigt?

• Blijft de essentie van het project behouden en zijn er geen drastische wijzigingen? Dan deel je dit alleen mee in het inhoudelijk en financieel verslag.
• Gaat het om drastische wijzigingen? Dan deel je dit zo snel mogelijk mee. In overleg met een delegatie van het college van burgemeester en schepenen bekijken we of de toelage nog kan worden uitbetaald na het herwerken van de afsprakennota.
• Wordt het project geannuleerd?
  1. Breng ons zo snel mogelijk op de hoogte.
  2. We bekijken samen of het project kan verplaatst worden..
  3. Werden er nog geen kosten gemaakt? Dan betaal je de volledige eerste schijf van de toelage terug.
     Werden er wel al kosten gemaakt en wordt het vervolg van het project geannuleerd? Dan kunnen er bewijsstukken worden aangeleverd die intern behandeld worden.

Vragen of hulp nodig?

Heb je vragen over de voorwaarden of criteria, of heb je hulp nodig bij je aanvraag? Je kan telefonisch advies van 30 minuten aanvragen.

Wanneer?

• Dinsdag 15 september 2026
• Donderdag 17 september 2026
• Woensdag 23 september 2026
• Vrijdag 25 september 2026

Hoe afspraak maken?

Maak online een afspraak. Wij bellen je op het gereserveerde moment.

Maak telefonische afspraak