Stukken overdragen aan het Stadsarchief

Welke stukken kan je overdragen?

Het stuk moet aan 2 voorwaarden voldoen:

• Het is een origineel document.
  Bv. archiefstukken, foto’s, boeken …
  Geen kunst- of gebruiksvoorwerpen of kopieën.
• Er is een duidelijke relatie met Leuven.
  Bv. Leuvense herkomst of inhoud (deelgemeenten mag ook).

Het Stadsarchief zoekt oorlogsdagboeken uit de periode 1939-1949, om de persoonlijke verhalen en historische bronnen te bewaren.

Voldoet jouw stuk niet aan deze 2 voorwaarden?

Dan kunnen we het niet aan de collectie toevoegen. We kunnen je wel doorverwijzen naar andere instellingen of adviseren over alternatieven om de stukken te bewaren.

Hoe kan je stukken overdragen?

1. Contacteer ons.

Contacteer ons of kom langs in de leeszaal.

2. We controleren of je stukken voldoen aan de voorwaarden.

Is dat zo? Dan bekijken we je aanbod verder.

We baseren ons op de info die jij ons geeft:

• Waar komen de stukken vandaag?
• Wat is de inhoud en de context?
• Hoe groot is het geheel?

Soms nemen we contact met jou op. De archivaris kan een afspraak met jou maken om meer uitleg te krijgen.

3. We beoordelen de stukken verder op inhoud en praktische zaken.

• Over welk onderwerp gaat het?
• Wat is de herkomst en kwaliteit?
• Zijn de stukken uniek?
• Hebben ze waarde voor onderzoek?
• Kunnen we ze goed bewaren (logistiek en materieel)?

We nemen niet altijd alles op. Het kan dat we maar een deel van je aanbod in onze collectie bewaren.

4. Overeenkomst en afspraken maken

Als we jouw stukken willen opnemen in het Stadsarchief, maken we eerst de nodige afspraken. We leggen je alles goed uit voor je iets overdraagt.

We kiezen hoe de overdracht gebeurt

• Meestal gebeurt de overdracht via een handgift.
  Dat is een eenvoudige vorm van schenking waarvoor geen registratie nodig is.
• In uitzonderlijke gevallen kiezen we voor een schenking.
  Dat is wat formeler en valt onder het schenkingsrecht.
• In zeldzame gevallen koopt het Stadsarchief stukken aan.
  Dat doen we alleen als de collectie van groot historisch belang is. Voorbeelden zijn de collecties van Eugène Sprengers en Rik Uytterhoeven.

We maken een overeenkomst met jou op

Ben jij de auteur van de stukken? Dan maken we ook een licentieovereenkomst.
De gemeenteraad keurt deze documenten goed.

5. De verhuis van je stukken

Als alle administratie in orde is, kunnen de stukken naar het Stadsarchief.

Kleine hoeveelheid?

Dan verloopt de overdracht eenvoudig.

Groot archief of collectie?

Dan moet jij eerst:

• Stukken ordenen
• Alles opschonen (bv. dubbele of irrelevante stukken verwijderen)
• Verpakken
• Korte beschrijving maken

Jij kent je organisatie en weet het best wat belangrijk is. We helpen je graag met tips of verpakkingsmateriaal. Dat krijg je gratis.

Hoe verhuizen de stukken?

We spreken samen af:

• Breng jij ze binnen?
• Of komen wij ze halen?

Kan je overgedragen stukken terugvragen?

Nee, een handgift of schenking is definitief. Je kan de stukken niet terugvragen. Uiteraard kan je ze raadplegen in de leeszaal of kan je ze in bruikleen nemen, bijvoorbeeld voor een tentoonstelling. Meer informatie daarover vind je in het leeszaalreglement en in de algemene bruikleenvoorwaarden van het Stadsarchief.

Kan je stukken (tijdelijk) in bewaring geven?

Dat kan alleen in zeer uitzonderlijke gevallen. Bij een bewaargeving neemt het Stadsarchief materiaal op voor een afgesproken periode om het daarna ofwel terug te geven ofwel de bewaargeving te verlengen. Als bewaargever blijf je eigenaar, maar moet je bij teruggave bewaringskosten betalen.

Wie kan de overgedragen stukken gebruiken?

• Iedereen mag de archieven en collecties van het Stadsarchief bekijken.
• In de overeenkomst kunnen extra afspraken staan over de toegang, maar die mogen de bruikbaarheid van de documenten niet beperken.
• Gevoelige privé-informatie wordt nooit getoond of uitgeleend.