Subsidie voor innovatieve projecten die aanzetten tot sporten of bewegen

Voor wie?

• Verenigingen die door de stad erkend zijn, maar geen feitelijke vereniging zijn (bv. vzw's)
• Bedrijven en start-ups in Leuven
• Scholen en universiteiten in Leuven
• Kenniscentra en spin-offs in Leuven

Voor welke projecten?

Projecten die aan deze 4 voorwaarden voldoen.

Aanzetten tot bewegen of sporten

Het project zet burgers aan tot bewegen of sporten. Het maakt ze bewust van het positieve effect van bewegen op de gezondheid.

Vernieuwend

Het project is creatief, innovatief en vernieuwend. Ook nieuwe delen aan een bestaand concept zijn toegelaten.

Korte termijn

Ten laatste 1 jaar na ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst treedt het project in werking.

Openbaar

Het project vindt plaats in Leuven, op het openbaar domein of in een publiek toegankelijke ruimte.

Bedrag

We verdelen per jaar € 50.000.

Het bedrag dat je krijgt, hangt af van:

• Bedrag dat je aanvroeg (we kijken naar je begroting van het project in je aanvraag)
• Aantal dossiers dat werd ingediend

Projecten moeten in totaal minstens 65 punten behalen.

Wanneer aanvragen?

• Je kon een aanvraag indienen tot en met 1 mei 2025. Deze aanvragen verwerken we nu.
• Vanaf 10 juni 2025 kan je opnieuw een aanvraag indienen.

Hoe aanvragen?

1. Verzamel de documenten die je bij jouw aanvraag moet toevoegen

Aanvraagformulier beoordelingscriteria

Gebruik een van onderstaande sjablonen. Geef een uitgebreide beschrijving van het project aan de hand van de beoordelingscriteria.

Sjabloon projectbegroting

Vul onderstaand sjabloon in. Beschrijf daarin alle geschatte inkomsten en uitgaven voor dit project en leg uit waarom je dat bedrag aanvraagt als subsidie.

Kostenraming bij onderhoudsplan

Voor projecten die kunnen blijven bestaan nadat het project is afgelopen: maak een kostenraming voor het onderhoud.

Samenwerkingsovereenkomsten

Werk je voor dit project samen met anderen? Maak een kopie van de samenwerkingsovereenkomsten die je afsloot voor dit project.

Video

Maak een video van minstens 30 seconden en max. 1 minuut waarin het project wordt voorgesteld.

Statuten

Maak een kopie van de statuten en eventuele wijzigingen aan de statuten.

Jaarrekening

Maak een kopie van de jaarrekening die het laatst werd neergelegd, met vermelding van:

• Datum van goedkeuring door de algemene vergadering
• Datum van neerlegging bij de Nationale Bank of de griffie van de ondernemingsrechtbank (voor verenigingen en organisaties met een vereenvoudigde boekhouding)

Financieel verslag

Maak een kopie van het financieel verslag. Dit is een onderdeel van het verslag van de algemene vergadering waar de jaarrekening werd goedgekeurd. Het is het verslag over de financiële toestand en het beheer.

Het bevat:

• Goedkeuring van de jaarrekening (beslissing over de financiële toestand)
• Beslissing over de kwijting van de bestuurders en de commissaris (indien van toepassing)
• Goedkeuring van het budget van het volgende jaar

Verslag van de commissaris (revisor)

Indien beschikbaar.

2. Doe je aanvraag online (vanaf 10 juni 2025)

• Je kan je antwoorden niet opslaan. Zorg dat je voldoende tijd hebt om je aanvraag in 1 keer af te werken.
• We behandelen alleen dossiers die volledig zijn, aan de voorwaarden voldoen en in het Nederlands zijn ingediend.

Hulp nodig bij deze aanvraag?
Contacteer ons:

Na de aanvraag

1. Controle
   • Vanaf 2 mei kijken we na of de aanvraag volledig is.
   • Ten laatste 25 mei krijg je daarover een bericht. Als dat nodig is, vragen we extra info op.
   • Ontbreken er documenten? Dan bezorg je die ons ten laatste op 10 juni.
2. Beoordeling
   • Een jury met medewerkers van de stad en experten beoordeelt de aanvragen inhoudelijk en zakelijk.
   • We bezorgen hun advies aan het college van burgemeester en schepenen.
   • Daarnaast kunnen burgers online stemmen op de projecten op de website van de stad.
     
3. Goedkeuring
   Het college keurt de aanvraag goed of af. Je krijgt een mail met de beslissing.
   
4. Samenwerkingsovereenkomst
   We stellen een samenwerkingsovereenkomst op. Daarin maken we afspraken over de planning en organisatie van het project. Zowel de stad als de organisatie ondertekenen de overeenkomst.
   
5. Voorschot
   Binnen 2 maanden na de ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst krijg je een voorschot. Dat is 75% van het bedrag.
   
6. Eindrapport
   Ten laatste 2 maanden na het einde van het project dien je een eindrapport in. Dat rapport bestaat uit:
   • Inhoudelijk verslag
     • Beschrijving van de realisatie van het project
     • Effect op beweging, een actieve levensstijl in een stedelijke omgeving
     • Omgevingsanalyse, een nulmeting en een resultaatsmeting over het effect op beweging en een actieve levensstijl.
     • Beschrijf hoe het project voldoet aan de beoordelingscriteria.
   • Financieel verslag
     • Gebruik het sjabloon om de kosten te verantwoorden (facturen, meest recente afrekeningen, betalingsbewijzen …).
     • Voeg ook deze documenten toe, telkens ondertekend door 2 gemachtigde personen:
       • Laatst neergelegde jaarrekening
       • Financieel verslag over de financiële toestand en het beheer
       • Verslag van de commissaris (revisor), indien beschikbaar
         
7. Resterend bedrag
   Na goedkeuring van het eindrapport door de jury betalen we de rest van het bedrag uit (25%).

Hoe beoordelen we de aanvragen?

Bij de beoordeling houdt de jury rekening met 7 criteria. Projecten moeten in totaal minstens 65 punten behalen.

Visie en doelgerichtheid (25 punten)

• Wat zijn de missie, de visie en de waarde van de aanvrager? Hoe vertaalt zich dit in het project?
• Wat houdt het beweegproject in? Hoe doet het project burgers meer bewegen?
• Op wie is het project gericht? Welke acties neem je om deze doelgroepen te bereiken?
• Is er marktonderzoek gebeurd of gepland?

Vernieuwend karakter (20 punten)

• Gaat het project op een vernieuwende manier om met het openbaar domein of de publiek toegankelijke ruimte in de stad? En zet het zo aan tot meer bewegen?
• Onderscheidt dit beweegproject zich van andere initiatieven om te sporten en bewegen in de publiek toegankelijke ruimte?

Haalbaarheid (10 punten)

• Is het project haalbaar op korte of lange termijn?
• Is het technisch haalbaar (installatie, specificatie, onderhoud, duurzaamheid …)?
• Is het financieel haalbaar (ontwikkelingskosten, personeel, businessmodel …)?
• Zijn de timing en het stappenplan haalbaar (fasering en timing van het project, opbouw-afbraakperiode, testperiode/meetperiode, verwerking analyse …)?
• Is het haalbaar om het project te realiseren op het openbaar domein of in een publiek toegankelijke ruimte?
• Kan het project blijven bestaan? Hoe gebeurt het onderhoud achteraf? Wat zijn de onderhoudskosten?
• Is er een draagvlak voor het project?

Versterking van Leuven als baanbrekende stad (10 punten)

Zet het beweegproject in op minstens 3 concrete actieprogramma’s uit de bestuursnota?

​​​​​​​Samenwerkingsverbanden (10 punten)

• Gaat de aanvrager relevante samenwerkingen aan? ​​​​​​​
• Wordt er een participatietraject gestart of is dit gepland?

Monitoring (10 punten)

• ​​​​​​​Wat wil je met het project bereiken en met welke indicatoren kunnen we dit meten?
• We meten de doelstellingen en indicatoren minstens 6 maanden.

​​​​​​​Publieke stemming (15 punten, alleen als er meerdere projecten werden ingediend)

• ​​​​​​​We organiseren een publieke stemronde op de website van de stad.
• We tonen de video van het project aan het publiek.
• Het publiek kan stemmen op zijn favoriete project.
• Je krijgt punten voor het aantal stemmen, volgens de regel van 3.
• Het project met het meeste publieksstemmen krijgt 15 punten.
• Als er maar 1 beweegproject werd ingediend, is er geen publieke stemming en is er een andere puntenverdeling:
  • Visie en doelgerichtheid: 30 punten
  • Vernieuwend karakter: 25 punten
  • Haalbaarheid: 15 punten
  • Versterking van Leuven als baanbrekende stad: 10 punten
  • Samenwerkingsverbanden: 10 punten
  • Monitoring: 10 punten

Wat gebeurt er als project afloopt?

Project op het openbaar domein

Gaat het om een vaste constructie of installatie op het openbaar domein? Dan wordt de stad na de uitvoering van het project eigenaar en staat de stad in voor het onderhoud. De aanvrager maakt een onderhoudsplan op (met beschrijving van de onderhoudskosten) en voegt dit bij de aanvraag.

Project in een publiek toegankelijke ruimte

Het eigenaarschap en het gebruik en onderhoud wordt geregeld met een samenwerkingsovereenkomst.

Reglement