Privacyverklaring stad Leuven

Stad Leuven respecteert jouw privacy. Daarom behandelen we jouw persoonlijke informatie vertrouwelijk en volgens de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming ('AVG' of ‘GDPR’).

Deze privacyverklaring geldt voor stad Leuven, OCMW Leuven en verzelfstandigde agentschappen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee je iemand kan identificeren.

Om onze taken uit te voeren, verwerken we persoonsgegevens. Welke dat zijn, hangt af van de taak of activiteit.

Er zijn 2 soorten persoonsgegevens:

  • Gewone persoonsgegevens
  • Gevoelige gegevens

Gewone persoonsgegevens

  • Identificatie- en contactgegevens
    Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, rijksregisternummer …
  • Persoonlijke kenmerken
    Leeftijd, geslacht, burgerlijke staat, nationaliteit, huwelijksdatum, aantal kinderen …
  • Persoonlijke interesses en voorkeuren
    Lidmaatschap van een organisatie, hobby’s …
  • Financiële en sociale gegevens
    Bankrekeningnummers, bezittingen, inkomsten, uitkeringen, subsidies, tewerkstelling, werkloosheid, pensioen …
  • Beeld- en geluidsopnames
    Foto’s en video-opnames waarop je te zien bent ...

Gevoelige gegevens

Heel af en toe verwerken we bijzondere of gevoelige persoonsgegevens. Dat doen we alleen als we dat wettelijk mogen. Met die gegevens gaan we extra voorzichtig om.

Het gaat onder andere om:

  • Etnische afkomst
    Genetische gegevens, afstamming, taalvoorkeur, fysieke kenmerken ...
  • Politieke, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of lidmaatschappen
    Lidmaatschap van een politieke partij, politieke functies, begrafenisritueel …
  • Biometrische gegevens
    Vingerafdrukken, gezichtsherkenning ...
  • Gezondheidsgegevens
    Medisch verslag, informatie over een beperking, zwangerschap, dieet, allergieën …
  • Gegevens over gender en seksualiteit
    Huwelijk tussen personen van hetzelfde geslacht, voornaamwoorden ...
  • Gerechtelijke gegevens
    Veroordelingen en straffen …

Hoe we gegevens verzamelen en gebruiken

Hoe krijgen we jouw persoonsgegevens?

We krijgen jouw gegevens op 2 manieren:

  • Je geeft zelf gegevens door, bv. via onze website of tijdens een gesprek.
  • We krijgen ze van andere overheden of organisaties, bv. via het Rijksregister, de Kruispuntbank Sociale Zekerheid, Fluvius, Leuvense scholen ...

We volgen het principe van minimale gegevensverwerking: we vragen alleen de gegevens die we ook echt nodig hebben om jou verder te helpen.

Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens?

We gebruiken je persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor we ze kregen.

Enkele voorbeelden:

  • Gaf je ons je naam en adres om een brochure te ontvangen?
    Dan gebruiken we jouw gegevens alleen om jou die brochure te bezorgen, niet om ander materiaal te sturen.
  • Gaf je toelating om jouw gegevens uit het rijksregister te gebruiken?
    Dan gebruiken we die toelating alleen daarvoor. We geven je gegevens nooit door of gebruiken ze niet voor iets anders.

We hebben altijd een van deze redenen uit de AVG nodig om jouw persoonsgegevens te gebruiken:

  • Overeenkomst
    Soms hebben we jouw gegevens nodig om een overeenkomst met jou uit te voeren, bijvoorbeeld als je gebruik maakt van onze diensten.
    Voorbeelden:
    • Je schrijft je kind in voor een sportkamp.
    • Je huurt een woning via AG Stadsontwikkeling Leuven.
  • Wettelijke plicht
    Soms verplicht de wet ons om persoonsgegevens bij te houden.
    Voorbeelden:
    • De stad is verplicht om gegevens van iedere inwoner op te nemen in het bevolkingsregister.
    • Als je steun vraagt aan OCMW, moeten we daarover een dossier opmaken om te kunnen verantwoorden waarom je die steun krijgt.
  • Taak van algemeen belang of een opdracht van openbaar gezag
    Als stad voeren we taken van algemeen belang of openbaar gezag uit, zonder dat de wet beschrijft hoe dat moet gebeuren.
    Voorbeeld:
    • Leuven moet een lokaal gezinsbeleid opstellen. Daarbij kiezen we ervoor om sommige voordelen automatisch toe te kennen, zodat de drempel om het voordeel aan te vragen wegvalt. Om dat te kunnen doen, krijgen we van andere overheden de nodige persoonsgegevens van wie recht heeft op de voordelen.
  • Gerechtvaardigd belang
    Deze reden gebruiken we alleen bij dienstverlening die een overheid niet moet aanbieden, maar die wij wel graag verlenen.
    Voorbeeld:
    • We gebruiken noodzakelijke cookies om de dienstverlening via onze website te garanderen.
    • We maken camerabeelden om de veiligheid in onze stad te verhogen.
  • Vitaal belang
    In uitzonderlijke, levensbedreigende noodsituaties mogen we jouw persoonsgegevens gebruiken.
    Voorbeeld:
    • Een ambulance sturen naar een adres als we weten dat daar nood aan is.
  • Toestemming
    • Meestal vragen we jouw toestemming om je gegevens te verwerken. We informeren je dan waarom we die gegevens vragen en wat we daarmee doen.
    • Je kan altijd je toestemming intrekken. Hou er wel rekening mee dat alles wat we al verwerkt hebben voordat je jouw toestemming introk, geldig blijft als daar toen een goede reden voor was.

      Voorbeelden:
      • Als je inschrijft voor een nieuwsbrief, vragen we of we jouw e-mailadres mogen gebruiken.
      • Als we foto’s maken waarop je herkenbaar bent, vragen we jou of we die foto’s mogen gebruiken.

Gegevens delen met anderen

Algemene regel

We geven je gegevens niet door aan anderen.

Uitzonderingen

We geven je gegevens door als:

  • Je daarvoor toestemming geeft
  • Dat nodig is voor de dienstverlening
  • Dat wettelijk verplicht is

Persoonsgegevens delen met andere organisaties

Verwerkt een organisatie jouw gegevens in opdracht van ons? Dan sluiten we daarmee een overeenkomst. Zo zorgen we dat ook zij veilig en vertrouwelijk met jouw gegevens omgaan. Wij blijven verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens.
Voorbeeld: We sloten een overeenkomst met het bedrijf dat onze website maakt.

Persoonsgegevens uitwisselen met andere overheden

Als we digitaal persoonsgegevens uitwisselen met andere overheden, stellen we een protocol op. Daarin leggen we een aantal zaken vast zodat duidelijk wordt dat de principes van de AVG gevolgd worden.

Bekijk protocollen

Hoelang we gegevens bewaren

We bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Dat kan nodig zijn voor onze dienstverlening of omdat het wettelijk verplicht is.

Daarna worden persoonsgegevens vernietigd. Als je wilt weten hoelang we jouw gegevens in een specifiek geval bewaren, kan je dat bij ons opvragen.

Wat zijn jouw rechten?

Je hebt het recht om:

  • Jouw persoonsgegevens in te kijken
  • Jouw persoonsgegevens te laten verbeteren als die fout of onvolledig zijn
  • Jouw persoonsgegevens te laten verwijderen (onder bepaalde voorwaarden)
  • Een kopie van je persoonsgegevens aan te vragen
  • De verwerking van je persoonsgegevens te beperken of bezwaar te maken tegen de verwerking (onder bepaalde voorwaarden)
  • Jouw persoonsgegevens te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke

Doe je aanvraag gratis online. Je krijgt zo snel mogelijk een antwoord, ten laatste 30 dagen nadat we je aanvraag kregen. Als we niet overtuigd zijn van je identiteit, kunnen we je vragen om ons een kopie van identiteitsbewijs te bezorgen. Als we kunnen aantonen dat je overdrijft met het gebruik van je rechten, kunnen we kosten aanrekenen.

Ik wil mijn persoonsgegevens inkijken, aanpassen, verwijderen, beperken, bezwaar maken of laten overdragen

Cookies

De meeste van onze websites gebruiken cookies. Die gebruiken we om alles vlot te laten werken, te analyseren en te verbeteren.

Meer info over de cookies die we gebruiken, vind je op elke website.

Lees meer over de cookies op leuven.be

Foto's

  • Namen we een portretfoto van jou? Dan vragen we eerst toestemming om die te gebruiken. Je kan op elk moment die toestemming intrekken.
  • Foto's van publieke personen (bv. politici), een mensenmassa of op publieke plaatsen mogen we zonder toestemming gebruiken voor neutrale boodschappen.

Nieuwsbrieven en sociale media

Nieuwsbrieven

We gebruiken je e-mailadres alleen om de nieuwsbrief te versturen waarvoor je inschreef. Je kan je altijd online uitschrijven. Dat kan in elke nieuwsbrief. We verwijderen je gegevens dan meteen.

We versturen onze digitale nieuwsbrieven via Mailchimp, een extern platform.
Lees de voorwaarden van Mailchimp (alleen in het Engels)

Sociale media

We maken gebruik van sociale media, zoals X, Facebook en Instagram. Als je ons via die kanalen contacteert, gebruiken we je persoonsgegevens alleen om je verder te helpen.

We hebben geen invloed op hoe sociale media omgaan met jouw persoonsgegevens. Jouw gegevens kunnen buiten de EU terechtkomen. Je leest daar meer over in hun privacyverklaring.

Camerabeelden

Voor veiligheid hangen op sommige plaatsen in de stad camera’s. We bekijken de opnames alleen na een incident. We houden ze niet langer dan 4 weken bij, tenzij de politie vraagt om ze langer te bewaren.

Datalek melden

Wat is een datalek?

Er is een datalek als:

  • Persoonsgegevens zijn gestolen of kwijtgeraakt
    Voorbeeld: Een medewerker van de stad verloor een USB-stick met werkdocumenten in de trein.
  • Persoonsgegevens niet correct verwerkt zijn
    Voorbeeld: De stad bewaart jouw gegevens zonder geldige reden.
  • Persoonsgegevens zijn bekeken of bewerkt door mensen die dat niet mogen
    Voorbeeld: Je gegevens werden per ongeluk gedeeld met een andere organisatie.
  • Persoonsgegevens langer bewaard zijn dan nodig of afgesproken, zonder toestemming van die persoon
    Voorbeeld: Je vroeg om je gegevens te schrappen, maar dat gebeurde niet.

Denk je dat er een datalek bij de stad is?

Meld een datalek

Klacht indienen

Over dit privacybeleid

Wie volgt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor:

Stad Leuven
Professor Van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven
BE 0207.521.503

OCMW Leuven (sociale dienst)
Andreas Vesaliusstraat 47, 3000 Leuven
BE 0208.236.927

M Leuven
Professor Van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven
BE 0896.728.376

AG Stadsontwikkeling Leuven
Professor Van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven
BE 0870.310.526

Academie SLAC & Conservatorium SLAC
Dirk Boutslaan 60 - 62, 3000 Leuven

Erfgoedsite Abdij van Park
Professor Van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven
BE 0686.647.360

Vzw Stedelijk Jeugdwerk Leuven
Professor Van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven
BE 0445.445.279

Vzw Leuvenement
Professor Van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven
BE 0410.888.337

Vzw Centrummanagement Leuven
Professor Van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven
BE 0472.859.459

Vzw 30CC
Professor Van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven
BE 0450.701.689

Vzw Kinderopvang Leuven
Professor Van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven
BE 0478.167.834

Tofsport vzw
Professor Van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven
BE 0450.965.569

Diversleuven vzw
Professor Van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven
BE 0459.239.471

Wijzigingen

We toetsen ons beleid over persoonsgegevens regelmatig aan de wetgeving en aan onze dienstverlening. Daarom is het mogelijk dat we onze privacyverklaring soms aanpassen. De wijzigingen zijn geldig vanaf het moment dat ze op deze pagina gepubliceerd zijn.

Datum van laatste update: 22 oktober 2024

Heb je een vraag?

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van je persoonlijke gegevens? Laat het ons weten. Dat kan via mail of per brief.

Mail

Mail naar de functionaris voor gegevensbescherming (DPO).

Functionaris voor Gegevensbescherming (Data Protection Officer)

Brief

Stuur een brief naar een van onze adressen.

Iets fout of onduidelijk op deze pagina? Meld het ons.