Vertrouwelijke meldingen

Waarover gaat het?

Klokkenluiders zijn personen die in een werkcontext informatie over inbreuken krijgen en die inbreuken melden.

Een klokkenluidersmelding kan gaan over alle inbreuken op wetgeving en regelgeving die in Vlaanderen van toepassing zijn. Het gaat om een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is, of het doel of de toepassing van regelgeving ondermijnt.

Bescherming

Als je als klokkenluider een inbreuk meldt, ben je door de regeling beschermd.

Bescherming van identiteit

Je kiest zelf om al dan niet anoniem te melden.

• Meld je anoniem, dan blijft je identiteit uiteraard ongekend.
• Maak je je naam bekend, dan wordt je identiteit beschermd. De meldingskanalen zorgen dat deze gegevens vertrouwelijk blijven (de toegang tot deze informatie wordt zoveel mogelijk beperkt):
  • Jouw identiteit
  • Identiteit van de anderen die in de melding genoemd worden
  • Informatie waaruit jouw identiteit of deze van de anderen afgeleid kunnen worden

Bescherming tegen sancties

Melders worden beschermd tegen eventuele sancties. Je mag niet gestraft worden of nadelen ondervinden omdat je de inbreuk hebt gemeld (bv. negatieve beoordelingen, ontslag ...). Welke sancties we niet mogen nemen, kan je nalezen in artikel III.60/12, §1 van het Bestuursdecreet.

Klokkenluiders kunnen informatie ook openbaar maken. Ook dan worden ze beschermd tegen sancties (als de melding voldoet aan de voorwaarden in artikel III.60/12, §2, tweede lid van het Bestuursdecreet).

Uitzonderingen

• Je kan deze regeling niet gebruiken om een lopende procedure tegen te houden.
• Als je bewust onjuiste informatie meldt of openbaar maakt, krijg je geen bescherming en zijn er wel straffen mogelijk. Je moet dus gegronde redenen hebben om te geloven dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist is.

Rechten van de betrokken persoon

De persoon over wie de melding gaat (de betrokkene), heeft deze rechten:

• Geheimhouding van de identiteit
• Recht op een doeltreffende voorziening in rechte
• Recht op een eerlijk proces
• Vermoeden van onschuld
• Recht van verdediging, bv. het recht om gehoord te worden en het recht op toegang tot hun dossier

Wie kan een melding doen?

Personeelsleden van Groep Leuven

Personeelsleden van:

• Stad Leuven
• OCMW Leuven
• AG Stadsontwikkeling Leuven
• AG Museum M
• Privaatrechtelijke agentschappen (30CC, Tofsport, Kinderopvang Leuven ...)

Externen die een werkrelatie hebben met Groep Leuven

• Aandeelhouders en personen die lid zijn van een bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van stad Leuven (ook leden die niet bij het dagelijks bestuur zijn betrokken, vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs)
• Aannemers, onderaannemers, leveranciers en iedereen die werkt onder hun toezicht en leiding
• Personen die informatie over inbreuken hebben gekregen tijdens een werkrelatie die intussen beëindigd is
• Personen van wie de werkrelatie nog moet beginnen en die informatie over inbreuken hebben gekregen tijdens de aanwervingsprocedure of andere onderhandelingen voor een contract werd afgesloten

Waar melden?

Personeelslid van Groep Leuven

• Meld de informatie over de inbreuk bij voorkeur via het interne meldkanaal. Je vindt alle informatie over de procedure en het interne meldkanaal op de interne website.
• Denk je dat je melding niet doeltreffend intern behandeld kan worden? Meld de inbreuk dan bij het extern meldkanaal.
  • Werk je voor stad Leuven, OCMW Leuven, AG Stadsontwikkeling Leuven en AG Museum M?
    Meld de inbreuk bij Audit Vlaanderen.
  • Werk je voor een van de privaatrechtelijke agentschappen?
    Meld de inbreuk bij de Vlaamse Ombudsdienst.

Externen die een werkrelatie hebben met Groep Leuven

• Externen melden een inbreuk altijd rechtstreeks via het externe meldkanaal.
  • Gaat het over een werkrelatie met stad Leuven, OCMW Leuven, AG Stadsontwikkeling Leuven en AG Museum M?
    Meld de inbreuk bij Audit Vlaanderen.
  • Gaat het over een werkrelatie met een van de privaatrechtelijke agentschappen?
    Meld de inbreuk bij de Vlaamse Ombudsdienst.

Wat gebeurt er met je melding?

Wat kan je verwachten nadat je je melding hebt ingediend?

1. Ontvangstmelding
   Je krijgt binnen 7 dagen na de dag van ontvangst door het meldkanaal een ontvangstmelding, tenzij:
   • Je melding al binnen die termijn werd afgehandeld. Dan krijg je meteen meer informatie over je melding.
   • Je je uitdrukkelijk verzet tegen het krijgen van een ontvangstmelding
   • Een ontvangstmelding krijgen de bescherming van je identiteit in gevaar brengt
     
2. Maatregelen
   Je krijgt informatie over wat er met je melding gebeurde:
   • Binnen 3 maanden na de dag waarop het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd
   • Binnen 3 maanden en 7 dagen als er geen ontvangstmelding verstuurd is

Je komt te weten welke maatregelen genomen zijn of worden genomen worden door je melding. Je krijgt ook een uitleg waarom die maatregelen genomen worden. De meldkanalen mogen je geen informatie bezorgen die het interne onderzoek of de rechten van de betrokken persoon of personen schaadt.

Verwerking van persoonlijke gegevens

Als die gegevens beschikbaar zijn, verwerken de meldingskanalen deze persoonsgegevens bij de behandeling en registratie van meldingen (op basis van de algemene verordening gegevensbescherming):

• Naam van de melder
• Contactgegevens en de functie van de melder
• Naam van de facilitator of van derden die verbonden zijn met de melder en die het slachtoffer kunnen worden van sancties in een werkcontext
• Naam en de functie van de betrokken persoon en informatie over de inbreuken van de betrokken persoon
• Naam van de getuigen
• Schriftelijke meldingen
• Stemopnames en het schriftelijke verslag van mondelinge meldingen

Advies nodig?

Wil je voor je een inbreuk meldt graag advies?
Mail naar info@leuven.be met als titel ‘T.a.v. stafdienst AD – advies vertrouwelijke melding’.

Je krijgt informatie en advies over:

• Beschikbare procedures die bescherming bieden tegen sancties
• Rechten van de betrokken persoon

Regelgeving

Lees de klokkenluidersrichtlijn in het Bestuursdecreet