Subsidie relanceplan voor cultuursector 2021-2022

De cultuursector heeft zwaar geleden door het coronavirus. Daarom stelde de stad in overleg met de sector een relanceplan voor de cultuursector op. Met deze toelage ondersteunen we kleinschalige culturele projecten. 

    Voor wie?

    Wie kan subsidie aanvragen?

    • Feitelijke verenigingen
      • Actief in de professionele of niet-professionele cultuursector, in Leuven of daarbuiten
      • Uit Leuven of daarbuiten 
    • Professionele cultuurwerkers
      • Professionele activiteiten aan te tonen op basis van cv
      • Uit Leuven of daarbuiten
      • Aan te vragen als natuurlijk persoon (in tegenstelling tot zelfstandigen)
    • Vzw's (of andere rechtspersoon die belangeloos doel nastreeft)
      • Ongeacht in welke sector actief
      • Uit Leuven of daarbuiten 
      • Met neergelegde statuten bij de griffie

    Wie kan subsidie niet aanvragen?

    Een bedrijf dat winst nastreeft.

    Wat met samenwerkingen?

    Als het project een samenwerking is, kies je 1 indiener als hoofd-organisator. Dat moet een organisatie met belangeloos doel zijn of een feitelijke vereniging.

    Voorwaarden

    • Jij of jouw organisatie:
      • Krijgt geen structurele werkingstoelage van Vlaanderen (combineren met een projectsubsidie van Vlaanderen mag wel) 
      • Krijgt geen jaarlijkse werkingstoelage van stad Leuven die hoger is dan € 25.000
      • Krijgt geen andere projectsubsidie van stad Leuven voor dit project
    • Je kan deze toelage maximaal 2 keer aanvragen (tot en met 31 december 2022): 
      • 2 keer voor hetzelfde project of voor 2 verschillende projecten
      • Naast 2 aanvragen door organisatie, kan je als individu ook nog een aanvraag doen. Het project als individu moet dan wel duidelijk verschillen en losstaan van de werking en projecten van de organisatie (zodat we het vermoeden van een derde project vanuit de organisatie kunnen uitsluiten).

    Voor welke projecten?

    Culturele initiatieven, zoals: 

    • Creatie van een artistiek werk
      • Bv. literaire tekst, voorstelling, compositie, beeldend werk, audiovisueel werk …
      • Het werk hoeft niet afgerond te zijn binnen de periode van het project. Je kan de subsidie ook aanvragen voor een deel van het creatieproces of voor onderzoek voor je artistiek werk.
    • Onderhoud van artistiek werk
      • Bv. repetities voor een herneming, artistieke ambacht onderhouden door training …
    • Presentatie van een eigen artistieke creatie voor publiek
      • Bv. expo, voorstelling (ook een herneming of tweede tournee), publicatie …
    • Artistiek onderzoek dat relevant is voor jouw professionele carrière in de cultuursector
      • Bv. de voorbereidingen van een project, een onderzoek dat relevant is voor jouw groei in de cultuursector ...
      • Voorwaarde is dat het onderzoek artistiek is.
    • Participatieve trajecten organiseren of uitvoeren met kwetsbare doelgroepen die aan cultuur deelnemen in Leuven
      • Bv. socio-culturele projecten of projecten die kwetsbare doelgroepen doen deelnemen aan cultuur
    • Cultureel evenement organiseren
      • Bv. een festival dat eigen werk of werk van anderen presenteert
    • Kunst-educatieve projecten organiseren 
      • Met uitzondering van activiteiten die binnen een reguliere werking vallen
      • Deelnemen aan masterclasses of opleidingen komt niet in aanmerking

    Welke projecten komen niet in aanmerking?

    • Projecten in het kader van een opleiding (bv. artistieke bachelor- of masterproef)
    • Als je een bachelor- of masterproef herneemt nadat je afstudeert, komt het project wel in aanmerking.
    • Initiatieven louter ten dienste van spreiding en verkoop
      Bv. een trailervideo van een voorstelling maken, een campagnebeeld maken, reclame ontwerpen en drukken … Deze zaken kunnen deel uitmaken van een project, maar mogen niet de kern van het project zijn.

    Periode

    • Het project heeft een duidelijke begin- en einddatum. 
    • Het project vindt plaats tussen 1 juli 2021 tot en met 31 december 2022. Hou rekening met de indiendata.
      Ken je de data nog niet? Beschrijf dan bij je aanvraag zo specifiek mogelijk de (ideale) periode voor jouw project zodat we de aanvraag zo goed mogelijk kunnen beoordelen. Zodra de periode vastligt, breng je de stad op de hoogte.

    Locatie

    • Het project vindt plaats in Leuven.
      • Ken je de locatie nog niet? Beschrijf dan bij je aanvraag zo specifiek mogelijk de (ideale) plek voor jouw project zodat we de aanvraag zo goed mogelijk kunnen beoordelen. Zodra de locatie vastligt, breng je de stad op de hoogte.
      • Speelt het project zich af in de publieke ruimte of heeft het impact op het openbaar domein? Vraag dan minstens 1 maand vooraf toelating aan de stad.  
    • Als het een digitaal project is, is er een duidelijke band met Leuven (bv. Leuvense partners, het Leuvens doelpubliek van het project, de inhoudelijke link met Leuven ...).

    Relevantie

    Het project is een meerwaarde voor het culturele landschap in Leuven of draagt duidelijk bij tot de uitstraling van Leuven als bruisende culturele stad.

    Andere voorwaarden

    • Terugkerende projecten moeten voor elke editie een nieuwe aanvraag indienen. In een voortdurend veranderende stedelijke context, evalueren we de relevantie van jouw project elke keer opnieuw.
    • Bij het vragen van inkomgelden is er een prijsvermindering voor kwetsbare doelgroepen (bij voorkeur via UiTPAS).
    • Eenzelfde project kan maar door 1 aanvrager ingediend worden.
    • De steun van stad Leuven moet in alle communicatie over het project vermeld worden (print, online, toespraken ...).
    • Je krijgt geen andere financiële ondersteuning van stad Leuven voor dit project.
    • De activiteit hoeft niet extern te zijn, maar moet wel relevant zijn voor de Leuvense cultuursector.

    Bedrag

    Maximaal € 5.000.

    Het bedrag hangt af van:

    • Het aangevraagde bedrag (op basis van je ingediende projectbegroting)
    • In welke mate jouw aanvraag aan de criteria voldoet
    • Hoeveel dossiers ingediend werden
    • Bewijsstukken voor de kosten (kosten die je niet kan bewijzen, nemen we niet mee op en kunnen teruggevorderd worden)

    Wanneer aanvragen?

    Minstens 12 weken voor het project start. Hou rekening met de indiendata.

    Wat is de startdatum van het project?
    Een project start met voorbereidingen. De startdatum is de datum waarop de eerste kosten voor het project worden gemaakt. 
    • Start project: Vanaf 1 juli 2021
      Ten laatste indienen op: 31 mei 2021, 23.59 uur
      Verwerking: Zo snel mogelijk
       
    • Start project: Vanaf 21 september 2021
      Ten laatste indienen op: 14 juni 2021, 23.59 uur
      Verwerking: 15 juni - augustus 2021
       
    • Start project: Vanaf 21 december 2021
      Ten laatste indienen op: 31 augustus 2021, 23.59 uur 
      Verwerking: 1 september – november 2021
       
    • Start project: Vanaf 21 maart 2022
      Ten laatste indienen op: 30 november 2021, 23.59 uur
      Verwerking: 1 december 2021 – februari 2022
       
    • Start project: Vanaf 21 juni 2022
      Ten laatste indienen op: 28 februari 2022, 23.59 uur
      Verwerking: 1 maart – mei 2022
       
    • Start project: Vanaf 21 september 2022
      Ten laatste indienen op: 31 mei 2022, 23.59 uur
      Verwerking: 1 juni – augustus 2022
     

    Hoe aanvragen?

    1. Maak een gedetailleerde begroting van het project

    • Beschrijf alle geschatte inkomsten en uitgaven en leg uit waarom je dat bedrag aanvraagt als subsidie. Gebruik daarvoor dit sjabloon (verplicht) en voeg het toe bij je online aanvraag. Als de posten niet overeenkomen met jouw begroting, mag je die aanpassen in het sjabloon. 
        Downloads

         

        • Als natuurlijk persoon of feitelijke vereniging mag je de begroting inclusief btw indienen.
        • Als vzw hangt het af of die btw-plichtig is.
          • Als de vzw btw-plichtig is, dien je de begroting exclusief btw in (te recupereren btw komt niet in aanmerking als in te brengen kosten)
          • Als de vzw deels btw-plichtig is, kan je de niet-recupereerbare btw inbrengen.
          • Als de vzw niet btw-plichtig is, mag de begroting inclusief btw worden opgesteld (omdat je de btw niet kan recupereren).

        2. Doe je aanvraag online

        • Je kan je antwoorden niet opslaan. Zorg dat je voldoende tijd hebt om je aanvraag in 1 keer af te werken. 
        • We behandelen alleen dossiers die volledig zijn en aan de voorwaarden voldoen. 

        Vraag subsidie aan

        Hulp nodig bij deze aanvraag?
        Contacteer ons:

        Dienst cultuur - verenigingen

        Stadskantoor
        Professor Van Overstraetenplein 1
        3000 Leuven

        Na de aanvraag

        1. Controle door de stad
          We kijken na of je aanvraag volledig is en aan alle voorwaarden voldoet. We vragen eventueel extra info op. 
          Ten laatste 2 weken na je aanvraag krijg je bericht of jouw aanvraag volledig is.
        2. Beoordeling door adviescommissie
          Een adviescommissie beoordeelt de aanvraag inhoudelijk en zakelijk en bezorgt een rapport aan het college van burgemeester en schepenen. De adviescommissie bestaat uit Leuvense experten uit de cultuursector en afgevaardigden van de dienst cultuur.
        3. Goedkeuring door college
          Op basis van het rapport van de adviescommissie toetst het college elke aanvraag aan de voorwaarden en criteria van het reglement en neemt een beslissing (binnen de grenzen van de voorziene budgetten in het meerjarenplan). Je krijgt een mail met de beslissing.
        4. Afsprakennota
          Bij de mail zit een afsprakennota die je ons ondertekend terugbezorgt.
        5. Voorschot
          Binnen de 2 maanden na de beslissing krijg je een voorschot (80% van het bedrag).
        6. Verantwoording kosten
          Ten laatste 3 maanden na het einde van het project dien je een dossier in met:
          • Kort inhoudelijk verslag
          • Financieel verslag van de kosten (oplijsting van de gemaakte kosten in een sjabloon). De stad kan de bewijsstukken opvragen ter controle (termijn van 7 jaar).
        7. Resterend bedrag
          Na goedkeuring van het verslag betalen we de rest van het bedrag (20%) uit. 

        Hoe worden de aanvragen beoordeeld?

        Bij de beoordeling houdt de advieswerkgroep rekening met 3 criteria. Projecten moeten op elk criterium minstens de helft van de punten behalen en in totaal minstens 60 punten.

        1. Inhoud (50 punten)
          • Kwaliteit van het project en bijhorende kwaliteitsbewaking en -garantie
            • Toon aan dat de beoogde resultaten inhoudelijk haalbaar zijn.
            • Leg uit welke factoren een gunstige impact hebben op de kwaliteit van het project: bekwame medewerkers, ervaring van deze medewerkers, partners of praktische omstandigheden ...
          • Relevantie en complementariteit voor de Leuvense cultuursector en concretisering van de beleidsambities van de stad
            • Het project moet een meerwaarde zijn voor het Leuvense culturele ecosysteem, bv. iets creëren dat nog niet bestaat in het lokale cultuuraanbod, lokale partners samenbrengen, nieuw publiek aanspreken, op actuele noden van de cultuursector of de Leuvense bevolking inspelen … 
            • Bij de inhoudelijke beoordeling houden we ook rekening met de algemene beleidsambities van de stad. 
          • Meerwaarde voor eigen culturele ambities
            • Het project is een logische stap in het culturele parcours van de indiener en het bereiken van de culturele ambities.
          • Communicatieplan en visie op publiekswerking/bereik
            • Als het project niet publiek toegankelijk is, wordt dit criterium niet meegenomen in de beoordeling.
            • Als het project wel (of deels) toegankelijk is voor publiek, beoordelen we het concrete communicatieplan. We kijken ook of het plan van aanpak past bij de doelgroepen (bv. social media, gedrukte media, acties die nodig zijn om een specifieke doelgroep te kunnen bereiken …).
        2. Organisatie en productie (25 punten)
          • Realistische en heldere uitwerking van werkplanning, timing en plan van aanpak
            • De werkplanning geeft inzicht in de tijdsinvestering van het project en de verschillende stappen. 
          • Organisatie houdt rekening met en voldoet aan de coronamaatregelen
            • De pandemie is onvoorspelbaar, waardoor het onmogelijk is om de veiligheidsmaatregelen te kennen die over een aantal maanden gelden. Met deze aanvraag maak je de afspraak om de maatregelen tijdens het project te respecteren en uit te voeren.
            • Dit vraagt de nodige flexibiliteit in je plannen, wat je moet aantonen in je aanvraag. Omschrijf een eventueel plan B, plan C …
          • Organisatie past principe van fair practice toe
            Medewerkers van het project (interne en externe medewerkers) worden eerlijk verloond. 
        3. Budget (25 punten)
          • Realistische begroting (zowel inkomsten als uitgaven) die gedetailleerd is uitgewerkt
            • De begroting moet haalbaar zijn, maar klopt ook met de voorgestelde inhoudelijke plannen. Een begroting die de reële kosten en inkomsten onderschat of overschat, beschouwen we niet als realistisch.
          • Minstens 10% eigen inbreng of andere inkomsten
            • Van de totale kosten van het project kan je max. 90% van het budget aanvragen via dit projectfonds. Voorbeelden:
              • Als de totale kosten van een project geschat worden op € 4.000, kan je max. € 3.600 aanvragen.
              • Als de totale kosten van een project geschat worden op € 12.000, kan je max. 5.000 krijgen via dit projectenfonds.
            • De 10% eigen inbreng hoeft niet van de organisatie zelf te komen, maar mag ook komen uit bv. sponsoring, ticketinkomsten, coproductiebudgetten of toelagen van andere overheden.
            • De eigen inbreng moeten reële kosten zijn, geen pro memori of gratis diensten of goederen (bv. gratis repetitieruimte hebben, vrijwillig werken …).
            • Als je een eigen ruimte huurt, kan je deze huur inbrengen als reële kosten voor de periode van het project.
            • Investeringskosten (bv. goederen met een zekere gebruiksduur aankopen) gelden niet als eigen inbreng.

        Welke kosten mag je niet betalen met deze subsidie?

        Kosten die niet in aanmerking komen voor deze subsidie, mag je opnemen in de begroting van het project, maar mogen niet betaald worden met de subsidie. 

        Het gaat om:

        • Uitgaven voor catering
          Bv. restaurant- of cafékosten, drank en voeding voor tijdens bijeenkomsten
        • Representatiekosten
          Bv. uitgaven aan verkoopbureau, management …
        • Reisonkosten
        • Investeringen (goederen kopen)
          Uitzondering: goederen die louter project gerelateerd zijn (dit moet je aantonen in je aanvraag). In dat geval mag dit bedrag niet meer zijn dan 40% van het totale aangevraagde subsidiebedrag.
        • Overheadkosten van de gewone werking
          Overheadkosten waarvan je kan aantonen dat ze met het project te maken hebben kunnen wel. Dit moet je aantonen in je aanvraag. 

        Wat met personeelskosten?

        Personeelskosten mag je betalen met deze subsidie.

        Als je indient als natuurlijk persoon en jezelf wil vergoeden, kan dit door een bedrag conform het gepaste barema in de projectbegroting te zetten. Hou er rekening mee dat dit fiscaal als inkomsten wordt beschouwd. 

        Wat als project niet kan doorgaan door onvoorziene omstandigheden?

        1. Breng ons zo snel mogelijk op de hoogte, zodat we samen kunnen bekijken of het project kan verplaatst worden of geannuleerd wordt.
        2. We koppelen deze bijsturing terug naar een delegatie van het college van burgemeester en schepenen zodat we de afsprakennota kunnen aanpassen.
        3. Als er nog geen kosten werden gemaakt en het project geannuleerd wordt, dient de volledige eerste schijf van de subsidie te worden terugbetaald.
          Indien er wél al kosten werden gemaakt, en het vervolg van het project geannuleerd wordt, kunnen er koststukken worden aangeleverd die intern behandeld worden.

        Wat als project wijzigt?

        • Als de essentie van het project behouden blijft en er geen drastische wijzigingen zijn, moet je dit enkel meedelen in het inhoudelijk en financieel verslag.
        • Gaat het om drastische wijzigingen, dan deel je dit zo snel mogelijk mee. In overleg met een delegatie van het college van burgemeester en schepenen bekijken we of de toelage nog kan worden uitbetaald na het herwerken van de afsprakennota.
           

        Reglement

        Stadskantoor
        Professor Van Overstraetenplein 1
        3000 Leuven

        Iets fout of onduidelijk op deze pagina? Meld het ons.